Biznes Plan to podstawowy dokument sporządzany przy planowaniu nowej inwestycji rozwojowej, poszerzaniu działalności gospodarczej lub zmiany profilu działalności. Biznes Plan służy do oceny danego projektu przez potencjalnych inwestorów indywidualnych, banki czy ekspertów kwalifikujących projekty do dofinansowania z funduszy Unii Europejskiej.
Biznes Plan pełni funkcję zarówno wewnętrzną (gdy jest traktowany jako wewnętrzny dokument planistyczny wykorzystywany do prawidłowego zarządzania projektem) jak i zewnętrzną (gdy jest wykorzystywany do prezentacji projektu w celu pozyskania dofinansowania).
Poza częścią opisową Biznes Plan zawiera także część finansową.
Przygotowując Biznes Plan projektu unijnego trzeba wyszczególnić koszty (kategorie wydatków), a więc napisać, czy kupujemy nieruchomość zabudowaną lub niezabudowaną, roboty budowlane, środki trwałe, patent lub licencję itd. Następnie określamy, które z nich są kosztami kwalifikowanymi. Lista takich kosztów oraz zasady kwalifikowalności zawarte są w wytycznych do danego programu. Nie wszystkie koszty mogą być kwalifikowalne (np. zakup środka transportu przez firmę transportową), inne możemy uznać za kwalifikowalne tylko w części (np. grunt maksymalnie do 10 proc. całkowitych kosztów kwalifikowanych). Po zsumowaniu wszystkich pozycji otrzymujemy całkowity koszt projektu oraz łączne koszty kwalifikowalne. Znając sumę kosztów kwalifikowalnych oraz maksymalny procent dofinansowania, obliczymy wartość dotacji. Warto pamiętać, że w niektórych programach za zwiększenie wkładu własnego można otrzymać punkty przy ocenie merytorycznej.
Po wyszczególnieniu wydatków należy wskazać źródła finansowania projektu. Ponieważ w większości przypadków firmy będą otrzymywać refundację poniesionych wydatków, należy na początku zapewnić nie tylko wkład własny, ale finansowanie całkowitych kosztów projektu. Trzeba wskazać także, czy beneficjent korzysta z zewnętrznych źródeł finansowania, takich jak kredyt lub leasing. W takim przypadku najczęściej musimy dołączyć do wniosku potwierdzenie takiego finansowania (promesę lub umowę kredytową albo promesę lub umowę leasingową).
